¿Cómo Controlar Tus Activos a Distancia?

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Por Pablo Suárez Moya

29 de Julio de 2020.

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El vivir el 2020 ha sido una experiencia surrealista. La llegada del virus ha traído un sinfín de cambios y nos ha obligado a adaptarnos a nuevas formas de vivir nuestro día a día, de relacionarnos y de desarrollar nuestras actividades económicas. Pero todo eso ya lo sabes y si llegaste aquí es porque te estás preguntando: ¿cómo controlar tu activos a distancia?

 

Uno de los cambios más grandes que ha experimentado el sector empresarial ha sido el Home-Office. Que si bien, era algo que algunas empresas ya habían comenzado a incorporar, fue un reto que la gran mayoría de la PYMES no estaban listas a enfrentar. Por fortuna el ingenio y la tenacidad de los equipos de TI lograron “la revolución digital” en menos de tres meses.

 

Pero no todo ha sido “miel sobre hojuelas”. El trabajo en casa ha traído consigo muchos retos. Ha extendido nuestras jornadas laborales y nos ha obligado a cambiar procesos, y en muchos casos, implementarlos. Lo que puede dejar a muchos cansados y suspirando por “la forma en que todo se hacía antes”.

 

Sin embargo, la realidad es que el Home-Office, nos guste o no, llego para quedarse. De acuerdo con el COVID-19 CFO Pulse Survey México, realizado por PwC, el 64% de los directivos de finanzas consideran que “el trabajo remoto podría convertirse en una opción permanente para los roles que así lo permitan”.

 

Debido a esto, es importante que los administradores y sus equipos de TI comiencen a cambiar los paradigmas que existen sobre la gestión remota de los activos y establezcan procesos claros que faciliten y agilicen el control de los activos que tienen fuera de sus instalaciones.

 

Si ya empezaste, ¡felicidades! Si todavía estas en proceso, no te preocupes, aquí te dejamos tres consejos prácticos para controlar tus activos a distancia y comenzar a adaptarte a la Nueva Normalidad:

 

Primero: Registro y Cartas Responsivas

 

En el proceso de enviar el equipo necesario a sus empleados, muchas empresas han pasado por alto la importancia de tener un registro de los activos que cada empleado se estará llevando consigo. No importa si son activos registrados o son equipos nuevos que la empresa adquirió para los empleados en Home-Office. Una carta responsiva es la mejor manera de controlar tus activos a distancia. Además de asegurarte que el empleado sabe qué se está llevando a casa y hacerlo responsable de cuidarlo y darle un buen uso.

 

Estos registros quedarán descritos en una base de datos del sistema de control de Activos Fijos y te permitirán conocer al usuario responsable y la ubicación física de tus activos, facilitarle al área de TI la configuración de equipos nuevos y la administración de licencias de software y tener la certeza de saber que a todos en la empresa tienen el equipo necesario para realizar su trabajo.

 

Segundo: Auditorias Remotas

 

Una buena idea puede ser pedirles a sus trabajadores que realicen auto-auditorías. Solo necesitaras establecer un proceso y una metodología de auditoría en el hogar para comenzar. Estamos todos juntos en esto, por lo que los empleados pueden estar particularmente motivados para ayudar, en estos momentos de crisis.

 

El proceso puede ser tan sencillo como pedirle al empleado que fotografié y registré, a través de alguna aplicación o de un formulario, los números de serie, los datos de modelo y otra información clave de los equipos. Una vez que toda la información del activo está completa, los administradores la pueden revisar y agregar al inventario de la base de datos del sistema. Pero ojo, no olvides identificar estos activos con una etiqueta de código de barras para una revisión posterior.

 

Al registrar el activo, la empresa podrá garantizar el control físico, financiero y fiscal al vincular los activos con las respectivas facturas. Además de garantizar que los seguros de equipo electrónico correspondan con los números de serie de cada equipo y mantener actualizada la base de datos. Lo que les permitirá recuperar sus activos cuando todo esto termine.

 

Tercero: Prepárese para Las Auditorías Físicas

 

Ahora es un buen momento para planificar como se realizarán las de auditorías físicas una vez que se vuelvan a abrir los lugares de trabajo. Este será el momento en el cual podrás rastrear los activos que regresan de las ubicaciones remotas.

 

Las auditorías verificarán que los activos que los empleados se llevaron a casa para el trabajo remoto se recuperen. También validarán el nuevo hardware, comenzando por agregarlo a la base de datos de TI si no se realizaron auditorías de usuarios domésticos. Además, las compañías pueden asegurarse de que el nuevo equipo este configurado de manera apropiada y cumpla con los requisitos de la compañía. Los administradores tendrán que implementar equipos de auditoría  para verificar la devolución de los equipos e identificar los que nunca regresaron.

 

-Si quieres conocer a detalle el informe presentado por PwC da click aquí.

 

-Para conocer un poco más sobre qué es el Activo Fijo y porque es importante da click aquí.

 

-Si te interesa conocer sobre nuestras soluciones de para el Control del Activo Fijo de click aquí.

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