Caso de Éxito: La Universidad de Western Illinois

Por Pablo Suárez Moya.

7 de Abril de 2020.

En 1899 se fundó en la ciudad de Macomb, Illinois, la Universidad de Western Illinois (WIU). Como muchas universidades de esa época, nació con el objetivo de preparar a los maestros para las escuelas públicas del estado. Con el tiempo, esta institución se transformó en una universidad con múltiples programas académicos y actualmente cuenta con más de 7,000 estudiantes y dos campus.  

Así que la Universidad de Western Illinois se enfrenta a uno de los grandes retos que tienen todas las instituciones educativas basadas en campus:

Controlar e inventariar una enorme cantidad de activos repartidos entre múltiples instalaciones de las dos sedes. Que, por si fuera poco, se encuentran a más 130 kilómetros de distancia. 

Para lograr esto, la universidad implementó por años un sistema de control de inventarios a través del escaneo de códigos de barras. Un sistema confiable pero ineficiente. Muchas veces los auditores tenían que gatear debajo de escritorios o subir escaleras para poder controlar unos 30,000 activos. Por eso, tenían que programar el inventario anual con un cronograma de 9 meses que por lo general terminaban siendo 12. Ya que los contratiempos y la falta de mano de obra lo retrasaban. Esta ineficiencia hacía de la contabilidad de la propiedad universitaria una labor perpetua.

Una nuevo sistema de control.

Denis Barnes, supervisor del área de Control de Registro de Inventario de WIU, sabía que había margen de mejora y deseaba utilizar la tecnología RFID para agilizar el trabajo de su equipo. Entonces, decidió realizar un estudio de tiempo para presentar el caso a sus superiores y mostrarles cuánto tiempo se podrían ahorrar usando radiofrecuencia.

Así que Barns mando contabilizar el tiempo que le tomaba a sus auditores realizar el inventario de los departamentos de la universidad. Demostrando que hacerlo a través del escaneo de códigos de barras les tomaba cerca de 300 horas, 40% más que con RFID. Así que la universidad le dio luz verde al proyecto, pues tan solo con el ahorro salarial que traería lo justificaba. 

Las primeras pruebas.

El equipo decidió implementar una solución a través de la cual pudieran vincular la tecnología RFID y los códigos tradicionales. Por eso, al momento de elegir los tags, se pidió que estos vinieran impresos con un código Datamatrix. 

Para la toma del inventario, la universidad decidió utilizar terminales móviles en lugar de usar antenas fijas. Pues estas tenían un costo menor y con su software el equipo podía actualizar la información de la base de datos al momento. 

Ahora la Universidad de Western Illinois tiene un medio seguro, rápido y eficiente de rastrear activos a un costo mucho menor. Los tags de RFID les permiten conocer rápidamente las ubicaciones de sus activos. Sin mucho trabajo manual y eliminado las tareas más peligrosas del inventario. 

Y el trabajo “extra” de re-etiquetar sus activos les permitió verificar y limpiar los detalles del inventario; muchos hallazgos inesperados fueron simplemente elementos que estaban movidos.

"Está funcionando mucho más rápido de lo previsto", dijo Barnes. “Teníamos un aula en la que tardamos unos 15 minutos en escanear todos los códigos de barras. Había que subir escaleras, desbloquear y escanear elementos dentro de los cajones del podio. Ahora, con el lector RFID, nos toma 51 segundos".

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