Optimizando el Control de Activos: Numeración Consecutiva y Bases de Datos

 

En el mundo del control de activos e inventario, la eficiencia y precisión son clave para el éxito de cualquier empresa. Una de las decisiones fundamentales que debemos tomar al gestionar nuestros activos es cómo etiquetarlos. En este artículo, explicaremos por qué es conveniente usar una numeración consecutiva en las etiquetas de control de activos y por qué toda la información relevante debe residir en una base de datos, no en la etiqueta en sí.

   

Etiquetas de Control de Activos: Son más que un Código

 

Para comenzar, es fundamental comprender qué es una etiqueta, placa o tag de control de activos. Estos son elementos identificativos que se adhieren a los activos de una empresa y sirven para diferenciarlos entre sí. Cada activo debe tener su etiqueta única, lo que facilita su seguimiento y gestión.

   

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Numeración Consecutiva: La Clave para la Organización

 

En lugar de usar códigos aleatorios o complejas combinaciones alfanuméricas, prefijos con compañías o tipos de activos, la numeración consecutiva se presenta como una solución efectiva. Esta estrategia implica asignar a cada activo un número único que sigue una secuencia lógica. ¿Cuáles son las ventajas de esto? Primero, facilita el seguimiento y la búsqueda de activos. Si necesitas localizar un activo específico, sabrás exactamente dónde buscar.

 

Además, es importante mencionar que en muchas plataformas de gestión de activos como SAP, Oracle, o sistemas ERP locales, se distingue entre el "número de activo" y el "número de inventario". El "número de activo" es aquel que es generado por el sistema, y el "número de inventario" es el que se coloca en la etiqueta del activo. Si bien el número de activo puede ser útil en la gestión financiera, no es así en para el control físico de los activos. Además de que puede resultar en procesos de etiquetado y producción de etiquetas más complicados.

 

La numeración consecutiva simplifica este proceso al utilizar un único número que es fácil de seguir y gestionar, independientemente del sistema de gestión de activos utilizado. Este enfoque no solo mejora la organización, sino que también evita problemas de duplicación o errores en el etiquetado de activos, lo que puede ocurrir cuando se utilizan múltiples sistemas y números de identificación.

   

La Base de Datos Contiene Toda la Información

 

Es común pensar en incluir toda la información relevante sobre un activo directamente en la etiqueta. Sin embargo, esta práctica presenta desafíos. La información puede volverse obsoleta, las etiquetas pueden ser robadas o perdidas y no se podrán pedir más etiquetas para cubrir necesidades futuras, pues nos sabemos que cuantos activos y de que tipo adquiriremos en el futuro. Además de que existe el riesgo de exponer datos confidenciales. La solución es clara: trasladar toda la información a una base de datos. Esta base será la fuente única y actualizada de datos relacionados con los activos.

 

Riesgos de Poner Toda la Información en la Etiqueta

 

Cuando se almacena información crítica en las etiquetas de activos, se corren varios riesgos. La seguridad y privacidad de los datos pueden verse comprometidas, y mantener la información actualizada en cada etiqueta resulta ineficiente y propensa a errores. Además, la pérdida o robo de etiquetas con información sensible puede desencadenar problemas de seguridad significativos.

 

Mejores Prácticas para el Control de Activos

 

Para evitar los problemas mencionados, es esencial seguir ciertas prácticas recomendadas. Diseñar etiquetas eficientes, utilizar materiales duraderos y asegurarse de que la información se actualice en la base de datos son pasos críticos. La integridad de la información es fundamental para la gestión efectiva de activos. También es importante destacar que siempre se recomienda buscar la orientación de expertos en la gestión de activos. Así como mantener una mente abierta a la innovación en lugar de aferrarse a prácticas obsoletas. La colaboración con profesionales y la adaptación a nuevos enfoques pueden marcar la diferencia en la eficiencia y seguridad de la gestión de activos.

 

Para respaldar la importancia de estas prácticas, es esclarecedor observar ejemplos de empresas que han implementado con éxito la numeración consecutiva y bases de datos en su gestión de activos. Los beneficios a largo plazo son evidentes, ya que se logra una mayor eficiencia, una mejor seguridad de datos y una gestión más fluida y precisa de los activos. Además de darnos la ventaja de poder usar cualquier etiqueta para identificar cualquier activo y de poder tener un stock de etiquetas para cubrir los requerimientos y adquisiciones futuras.

 

Conclusión:

 

En resumen, el control de activos e inventario es una parte vital de la gestión empresarial. Utilizar una numeración consecutiva en las etiquetas, junto con una base de datos para almacenar la información, no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce riesgos y facilita la gestión a corto y largo plazo. Al adoptar estas mejores prácticas, las empresas pueden tomar el control de sus activos de manera más efectiva y eficiente. La numeración consecutiva y las bases de datos son la fórmula para un control de activos más efectivo y seguro en el mundo empresarial.

 

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