¿Cómo Tomar el Control de tus Activos? – 3 Consejos Prácticos

Por Pablo Suárez Moya

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¿Cómo tomar el control de tus activos? Es una pregunta que tendrá una respuesta diferente para cada organización. Pero la respuesta siempre tiene algo en común: sin una estructura, esta complicado. Por eso te dejamos 3 consejos prácticos para tomar el control de tus activos, facilitarte el inventario y hacer de la auditoría algo más sencillo.

 

Mantén actualizada la base de datos:

 

Cuando hay más de una persona gestionando la base de datos del activo fijo, sus registros no tardan mucho en complicarse. No importa si utilizas una hoja de cálculo o el software más avanzado. Es fundamental que hagas todo lo posible para mantenerlos actualizados.

 

No olvides que, como mínimo, debes actualizar la base de datos cada vez que cambie la ubicación o el custodio de un activo. Recuerda que si tienes datos precisos pasaras menos tiempo buscando activos fantasmas o actualizando registros incompletos e incorrectos.

 

Así podrás tener datos precisos dentro de tu sistema de administración de activos. Lo que te ayudará a tomar decisiones informadas durante los procesos de planificación y presupuestación.

 

Vigila de cerca tus activos:

 

Una vez que los datos están actualizados, mantenerlos al día puede parecer una labor interminable. Pero no te preocupes, existe una solución: los inventarios periódicos. Con ellos podrás mantenerte listo para la auditoria anual. Además de que te evitara la pérdida de tiempo y las sorpresas no deseadas durante la misma.

 

Es cierto que solemos pensar en el inventario de los activos fijos como un elemento único de la auditoría. Pero ejecutarlo periódicamente puede proporcionarnos una vista general de la situación de los activos. En especial cuando tenemos áreas dentro de la empresa que sabemos que siempre nos dan dolores de cabeza.

 

Esto te ayudará a conocer el paradero de sus activos durante todo el año y a mantener el registro actualizado.

 

Implementa una política de control:

 

Para que todo esto funcione, es importante involucrar a  todas las personas y departamentos. Asegurándonos de que tengan una comprensión clara de sus responsabilidades desde el principio. Por eso, si aún no lo has hecho, considera implementar una política de control de activos fijos.

 

Está debe incluir un procedimiento para el registro de activos fijos de forma continua además de un esquema detallado de objetivos, definiciones y responsabilidades. Para mantener la integridad de los datos de sus activos durante todo el año.

 

Estos son algunos elementos importantes que debe dejar en claro en su política:

 

1) Instrucciones claras sobre los responsables de cada activo específico

 

2) Características necesarias para incluir para cada activo fijo individual

 

3) Procedimientos para el registro de enajenaciones de activos

 

También podrías considerar incluir un diagrama de flujo para ilustrar el proceso. Así como contemplar los protocolos necesarios para realizar un inventario remoto. Para ayudarnos a llevar el control de los activos que se encuentran con nuestro equipo en home office.

 

Una política  clara y completa te dará ayudará a tomar el control de tus activos. Además de generar pautas claras y facilitar la ejecución de las auditorias y los inventarios.

   

Si estás más interesado en leer más sobre el tema:

 

• • • • Aquí te dejamos una articulo de la revista Forbes sobre la importancia de tomar el control de tus activos